یادداشت روابط‌عمومی با موضوع آسیب‌شناسی تعامل با رسانه‌ها، ضرورت‌ها و راهکارها
نسرین کشاورز رضوان، کارشناس مسئول روابط‌عمومی در سخن سردبیر یکصد و سومین شماره ماهنامه آینه خرد، یادداشتی با عنوان «آسیب‌شناسی تعامل با رسانه‌ها، ضرورت‌ها و راهکارها» منتشر کرده است که در ادامه می‌خوانید:
به‌نام خداوند لوح و قلم
تعامل با رسانه‌ها یکی از مهم‌ترین وظایف روابط‌عمومی‌ها در هر سازمان است. روابط عمومی‌ها برای انعکاس اخبار و روایدادها نیازمند تعامل موثر با خبرنگاران و اصحاب رسانه هستند. بی‌تردید برقراری این ارتباط در صورتی موفق خواهد بود که به صورت دوسویه تعریف شود.
حضور پررنگ در رسانه و انعکاس برنامه‌ها همواره یکی از مطالبات مدیران بوده و هست اما برای نیل به این هدف باید زیرساخت‌های و کانال‌های ارتباطی بین سازمان و رسانه به درستی تعریف و به صورت عملیاتی توسط اعضای سازمان اجرا و لزوم و ضرورت تعامل با رسانه‌ها بازتعریف شود.
در اهمیت جایگاه رسانه همین بس که رسانه‌ها در سطوح و شکل‌های مختلف اعم از مکتوب، دیجیتال و مجازی، شنیداری و دیداری ابزار قدرتمند و پرنفوذ برای تاثیر و ارتباط با افکار عمومی، جامعه و مخاطبان هستند. در دنیای پرتنش امروز به وفور از رسانه به عنوان سلاحی تاثیرگذار با کارایی مثبت و یا منفی بهره گرفته می‌شود.
ترغیب مدیران برای پاسخگویی به خبرنگاران در حوزه مسئولیتشان و همچنین اعضای محترم هیأت‌علمی دانشگاه برای انجام مصاحبه و معرفی دستاورهای خود به جامعه در راستای مسئولیت اجتماعی و شفاف‌سازی موضوع یا مسائل احتمالی یکی از مهم‌ترین چالش‌های روابط‌عمومی است. نمی‌توانیم با رد درخواست‌های خبرنگاران برای انجام مصاحبه و توضیح درباره موضوعات خاص و ویژه، انتظار داشته باشیم هر زمان سازمان نیازمند انعکاس رویدادها بود رسانه سریع، فوری و بدون چون و چرا در اختیار سازمان باشد.
از سویی نگاه تقلیل‌گرایانه و بعضاً غیرحرفه‌ای برخی از مدیران به رسانه در انعکاس اخبارِ صرفاً مثبت، یکی از چالش‌ها و تنگناهای پیش‌روی روابط‌عمومی‌هاست. اصرار و تاکید بر این دیدگاه (که شاید ریشه در فرهنگ عمومی جامعه دارد که نقد و نظر منفی را تاب نمی‌آوریم و همواره به دنبال تایید و تمجید هستیم)، موجب گسست و فاصله بین سازمان و رسانه می‌شود و دیوار بی‌اعتمادی را بالا می‌برد. هر مدیر موفقی در اتمسفر ذهنی خود باید به این امر واقف باشد که نقد، تحلیل و یا آسیب‌شناسی منصفانۀ خدمات و رویدادهای سازمان توسط خبرنگاران، می‌تواند در ایجاد وضعیت و عملکرد مطلوب سازمان هم در کوتاه مدت و هم در بلند مدت مثمرثمر باشد.
ذکر این نکته ظریف ضروری است که گریز مدیران از انجام مصاحبه و اطلاع‌رسانی برنامه‌ها و فعالیت‌هایشان و عدم رغبت ایشان در پاسخگویی به خبرنگاران، پاشنه آشیل ارتباط و تعامل موثر بین سازمان و رسانه است. عدم برقراری ارتباط کارآمد مدیران با رسانه و قطع کانال‌های ارتباطی می‌تواند خبرنگاران را در دسترسی به اطلاعات صحیح و دقیق با چالش‌هایی مواجه کند و آنان را به تهیه و انتشار خبر و گزارش با اطلاعات غلط، یک‌جانبه و یا گاهاً همراه با سوگیری سوق دهد که این امر ناصواب آسیب‌ها و مسائل ماندگاری را بر سازمان حادث خواهد کرد.
راهکارهـا:
روابط‌عمومی دانشگاه شهید بهشتی در سه سال اخیر راهکارها و برنامه‌هایی را به شرح زیر با هدف ارتقاء و بهبود سطح ارتباطات درون و برون سازمانی اجرا نموده است:
- ایجاد شبکه‌ای از رابطان و نمایندگان روابط عمومی در دانشکده‌ها، پژوهشکده‌ها و واحدهای دانشگاه با هدف دسترسی و انعکاس سریع دستاوردها، اخبار و رویدادها.
- یافتن راه‌های موثر برای حضور مستمر روابط‌عمومی در کارگروه‌ها و کمیته‌ها.
- راه‌اندازی سامانه اطلاع‌یابی با عنوان "ساد" برای ارسال اطلاعات و اخبار توسط اعضای سازمان به روابط عمومی.
- جستجوی زمینه‌های موثر برای بهبود سطح ارتباط با رسانه‌ها و خبرنگاران.
- راه‌اندازی درگاه‌های متعدد در فضای مجازی و پیام‌رسان‌ها برای انعکاس اخبار و وریدادها و تلاش برای تاسیس تلویزیون اینترنتی.
بی‌تردید برقراری ارتباط مفید، سازنده و موثر اعضای محترم دانشگاه شهید بهشتی با اصحاب رسانه نیازمند درک ظرافت‌ها و حرکت در مسیر ارتباطی درست و صحیح است که روابط عمومی برای ایجاد یک ارتباط دوسویه سالم در راستای اهداف کلان دانشگاه می‌تواند همراه و یاور همکاران محترم باشد.